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1、談醫(yī)院檔案計算機管理 【摘要】 　　檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就我院實行醫(yī)院檔案計算機化的現(xiàn)狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的論述。 【關鍵詞】 醫(yī)院檔案 計算機化管理 分析與對策 　　隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，計算機技術的應用已深入到各個領域，醫(yī)院檔案管理也不例外。而檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。醫(yī)院的計算機網(wǎng)絡化管理為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)

2、代化、規(guī)范化和制度化提供了保證。尤其在我國醫(yī)療保障制度的改革中，對加強醫(yī)院管理、提高工作效率、完善醫(yī)療質(zhì)量等方面發(fā)揮了重要的作用。因此，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是時代的要求，也是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的必由之路。本文就我院實行醫(yī)院檔案計算機化的現(xiàn)狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的分析。 　　1 醫(yī)院應用計算機進行檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題 　　在國家檔案局、衛(wèi)生部、國家中醫(yī)藥管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛(wèi)生局的要求與指導下，全國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)實行了檔案目標管理，成立了綜合檔案室，對檔案實行了集中統(tǒng)一管理。同時以檔案升級達標為契機，對歷年的檔案作了大量的基礎性工作，檔案由原來零散的、殘

3、缺不全的、單一的、部門自然管理的狀態(tài)，逐步納入了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，并形成由副院長直接分管，院辦公室主任責、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，實行了統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發(fā)展。但是，目前醫(yī)院檔案管理工作還是跟不上醫(yī)、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫(yī)療工作的發(fā)展節(jié)奏，我國醫(yī)院檔案管理在計算機應用方面還不能適應形勢的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾方面。 　　1.1 重視不夠 　　近年來，衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設發(fā)展迅速，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設如火如茶，并建立了計算機局域網(wǎng)、HIS系統(tǒng)、醫(yī)學影像傳輸系統(tǒng)。但醫(yī)院信息化建設主要涉及醫(yī)療、

4、統(tǒng)計、設備、成本核算、財務等管理方面，對檔案信息現(xiàn)代化管理還沒有引起足夠的認識，投入還不積極，各醫(yī)院發(fā)展也不平衡［1］。 　　1.2 應用受限 　　我院在2007年購置今易醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)（2005版），在手工管理的基礎上進行簡單的目錄輸入、檢索管理，即便是運用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用需要較大的人力、物力、財力的投入以及習慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網(wǎng)絡系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中受到一定限制，還未實現(xiàn)真正意義上的檔案計算機管理。 　　1.3 管理欠佳 　　在新形勢下，醫(yī)院檔案管理從管理的硬件(如設備、環(huán)境)到軟件(管理思維、

5、理念方式)都存在著較大的差距。醫(yī)院有些珍貴的文字、影像或證書證件等資料只有l(wèi)份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會造成難以估量的損失，甚至無法補救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化，有些可以及時輸入計算機的檔案數(shù)據(jù)，也因擔心輸入工作量大，預處理工作繁雜，怕增加工作負荷和經(jīng)濟負擔而未能及時輸入。 　　1.4 軟件缺乏 　　目前，我國檔案信息管理軟件研發(fā)非常多，其中不泛優(yōu)秀軟件，但在實用性、通用性方面還未形成系統(tǒng)性，尤其是適合醫(yī)院檔案信息管理特點的軟件尚缺乏專業(yè)性開發(fā)，致使在醫(yī)院檔案管理中使用軟件系統(tǒng)不能及時、有效地處理醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的新問題，進而影響到部分操作人員使

6、用計算機的積極性。 　　2 檔案管理計算機化的優(yōu)點 　　2.1 檢索快捷 　　進行計算機檢索主題詞時檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就很快能得出結果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。 　　2.2 管理方便 　　利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，并且可以在避免差錯的同時又可減少工作量。 　　2.3 借閱靈活 　　

7、檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻得到結果。當借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時間，方便了管理，提高了檢準率。利用計算機可以實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，進一步提高檔案文獻的利用率?！　?.4 便于保存 　　利用計算機，工作人員和利用者不需進入庫區(qū)。查閱利用檔案不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長檔案壽命。甚至利用者也可以通過計算機網(wǎng)絡終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。 　　3 醫(yī)院計算機檔

8、案管理工作的對策 　　3.1 強化意識 　　檔案作為“記錄歷史、傳承文明、服務現(xiàn)實”的一種不可或缺的社會公共資源，發(fā)揮著不可替代的重要作用［2］。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體醫(yī)務人員的檔案意識，特別是醫(yī)院領導的檔案意識。使大家充分認識到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關，要更好地支持檔案管理工作。同時，醫(yī)院要從實際出發(fā)，創(chuàng)造條件，結合醫(yī)院電子病歷的使用和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)以及電子文檔的普及，充分利用計算機管理的優(yōu)勢，對醫(yī)院檔案實行計算機網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化。 　　3.2 更新知識 　　由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工

9、操作的方法，這與計算機檔案管理處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷人員尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起計算機檔案管理工作的重任。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有臨床業(yè)務科室、行政科室、承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。應將電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴格檢查考核。與紙質(zhì)文檔相比，醫(yī)院電子文檔歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨家很難完成，應采取電子文檔形成科室、檔案科室、HIS管理科室三結合的方法解決歸檔問題。 　　3.3 加強

10、管理 　　嚴格各項管理制度完整系統(tǒng)的檔案資料對研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗有很大參考價值，同時對醫(yī)院的學術進步，對涉及醫(yī)療問題的結論和處理也有重要意義。在檔案服務于醫(yī)院整體工作的同時，嚴格按照各項管理制度把好關，有法可依，用法律去調(diào)整。這樣才能更大限度地滿足醫(yī)院各方面的需要，才能更好地服務于醫(yī)院。 　　3.4 開發(fā)軟件 　　醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分，軟件的開發(fā)和應用不應該局限于單機，而應該面向支持整個醫(yī)院乃至大環(huán)境管理信息系統(tǒng)。軟件的設計要求具有通用性，與醫(yī)院信息系統(tǒng)中的子系統(tǒng)之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，推行文檔一體化管理。此外，

11、網(wǎng)絡化對工作效率的提高有重要意義，計算機管理的網(wǎng)絡化是當今信息化社會發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡操作系統(tǒng)應該根據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來選擇［3］。 　　綜上所述，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要，就能使縣醫(yī)院檔案網(wǎng)絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫(yī)生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫(yī)院，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設添磚加瓦。 【參考文獻】 　?。郏保莺?醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策［Ｊ］.中國醫(yī)藥導報，2007，4（32）：122～123. 　?。?］中華人民共和國檔案法實施辦法［S］.99版修訂. 　?。?］韓冰，李琳，劉光鑫.充分利用計算機手段創(chuàng)新醫(yī)院檔案工作服務機制［Ｊ］.醫(yī)學理論與實踐，2003，16（6）：743～744.