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1、 1 檔案整理基本技能 主講人 陳明 2010 05 29 2 文件材料立卷方法既是古今中外從事文書 檔案工作研究者探索的課題 又是從事具體立卷工作者的難題 前言 3 一 文書檔案的整理基本技能 文書檔案的整理主要有兩種方法 一是按卷整理 也就是我們平常所說的傳統(tǒng)文書整理方法 另一種是按件整理 也就是歸檔文件整理 4 文書檔案的整理 卷 收集 剔除不必歸檔的文件材料 分類組卷 卷內(nèi)文件排列 擬寫案卷標(biāo)題 復(fù)查調(diào)整 編頁號(hào) 填寫卷內(nèi)文件目錄 拆除金屬物 裱糊 裝訂 填寫案卷封面 填寫備考表 案卷排列 編制案卷目錄 5 文書檔案的整理 件 文件的收集 剔除 裝訂 編頁號(hào) 確定保管期限 歸檔文件的分

2、類 歸檔文件的排列 編號(hào) 編制目錄 填寫備考表 裝盒 填寫檔案盒封面 盒脊 編盒號(hào) 排列上架 6 文件的收集 本單位在生產(chǎn)建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的 具有查考利用價(jià)值的 作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 7 收集的重點(diǎn) 8 注意 9 剔除 對(duì)文件材料的剔除 一份文件歸檔與不歸檔 要站在本村的角度上來權(quán)衡 有用則留 無用則不留 對(duì)歸檔文件上金屬物的剔除 如釘書針 大頭針 回形針等 10 防止兩種傾向 把關(guān)不嚴(yán) 凡文必檔 要求過嚴(yán) 使該歸檔的文件被剔除 給以后利用造成困難 11 裝訂 歸檔文件的裝訂 是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié) 采用符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂 以固定文件頁次 防止散

3、失 便于保管和利用 12 歸檔文件的整理是以件為單位進(jìn)行的 一般情況下一份文件就是一件 13 文件正本與定稿為一件 定稿過厚的 也可單獨(dú)為一件 正文與附件為一件 附件數(shù)量太多或太厚的 也可各為一件 文件附有文件處理單 擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示 簽批條的 應(yīng)與文件同為一件 原件與復(fù)制件為一件 14 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 來文與復(fù)文為一件 各種報(bào)表 名冊(cè) 圖表等按其原來的裝訂方式 一冊(cè)或一本為一件 15 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文件在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后 批復(fù)性文件在前 來文在后 有文件處理單的 應(yīng)作為文件的首頁與文件一同歸檔 16 采用左側(cè)裝訂的 應(yīng)將文件內(nèi)的紙

4、張左側(cè)對(duì)齊的同時(shí)將下側(cè)對(duì)齊 采用左上角裝訂的 應(yīng)讓文件內(nèi)的紙張左側(cè)對(duì)齊的同時(shí)讓上側(cè)對(duì)齊 17 選擇粗細(xì)適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進(jìn)行裝訂 18 三點(diǎn)一線裝訂 19 不銹鋼釘 20 縫繩機(jī)走線 21 編頁號(hào) 以件為單位編頁號(hào) 凡有文字 圖表的頁面均應(yīng)編制頁號(hào) 如果是幾份文件同為一件時(shí) 逐頁編制總頁號(hào) 注 頁號(hào)的位置應(yīng)編在文件的右下角或左上角 22 確定保管期限 對(duì)于一件歸檔文件 如何確定它的保管期限 要站在本單位的角度來考慮 總的原則是 由價(jià)值決定期限 價(jià)值高則期限長(zhǎng) 價(jià)值低則期限短 23 上級(jí)文件 針對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置 領(lǐng)導(dǎo)人任免 人員編制 職稱評(píng)聘 表彰先進(jìn)或處分的文件 永久 反映本單位主

5、要職能活動(dòng)的文件 反映本單位非主要職能活動(dòng)的文件 貫徹執(zhí)行 政策性 法規(guī)性 30年 10年 注 上級(jí)文件包含上級(jí)主管機(jī)關(guān) 非主管機(jī)關(guān)和平級(jí)機(jī)關(guān)的文件 24 本級(jí)文件 反映本單位歷史面貌 領(lǐng)導(dǎo)決策 人事 主要職能活動(dòng)的文件 永久 反映本單位非主要職能活動(dòng)的文件 一般事務(wù)性 參考性 臨時(shí)性的文件 30年 10年 注 本單位正式發(fā)文要從文件的內(nèi)容價(jià)值考慮 情況簡(jiǎn)報(bào)一般放在30年立卷 25 下級(jí)文件 典型性 綜合性的文件 一般事務(wù)性 參考性 臨時(shí)性的文件 30年 10年 注 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料可遵循不報(bào)就不歸 報(bào)了就歸的原則 26 歸檔文件的分類 通用的分類方法是年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問題 在平時(shí)

6、的工作中 可按二級(jí)分類法或三級(jí)分類法進(jìn)行 27 例 2007年 永久 30年 10年2008年 永久 30年 10年2009年 永久 30年 10年 28 例 2007年 黨群政務(wù) 永久 30年 10年綜合治理 永久 30年 10年社會(huì)保障 永久 30年 10年 29 1 年度 將文件按其形成年度分開 把屬于同一年度的文件集中 把不同年度的文件分開 注 只考慮文件形成年 不考慮文件內(nèi)容針對(duì)的年度 30 2 問題 將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開 把反映同一問題的文件集中在一起 以保持與同一問題有關(guān)的文件之間的歷史聯(lián)系 31 黨群類 行政類 干部任免 中層干部任免 主要領(lǐng)導(dǎo)干部任免 干部免職 干部

7、任職 如 黨委書記 黨委委員 團(tuán)支部書記 工會(huì)主席等 如 鄉(xiāng) 鎮(zhèn) 長(zhǎng) 局長(zhǎng)等 如 科長(zhǎng) 股長(zhǎng)等 如 書記 局長(zhǎng)等 人事工作 32 3 機(jī)構(gòu) 將文件按編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)分開 把同內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的文件集中在一起 33 兩點(diǎn)要求 分類方案必須科學(xué)實(shí)用 保證文件無交叉 無遺漏 分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定 確實(shí)需要調(diào)整時(shí) 只能微調(diào) 不可大動(dòng) 以免造成混亂 34 歸檔文件的排列 歸檔文件在確定保管期限 分清年度以后 應(yīng)按問題相對(duì)集中 使文件類型鮮明清楚 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按事由結(jié)合時(shí)間 重要程度排列 35 按時(shí)間順序排列 同一事由的歸檔文件 按文件形成的時(shí)間順序排列 按重要程度排列 不同事由的歸檔文件

8、 按事由的重要程度排列 36 37 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào) 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容 38 歸檔章的項(xiàng)目有全宗號(hào) 年度 保管期限 件號(hào) 頁數(shù) 類別名稱 機(jī)構(gòu)或問題 等 必須使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料填寫 如碳素墨水 禁止使用圓珠筆 鉛筆 紅藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料填寫 39 全宗號(hào) 是檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 年度 是文件的形成年度 采用公元紀(jì)元 以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注 如2008年 應(yīng)標(biāo)注為 2008 而不能簡(jiǎn)化為 08 保管期限 按歸檔文件劃定的保管期限填寫 是哪種保期限就填寫哪一種 室編件號(hào) 按歸檔文件排列順序編寫的件號(hào)填寫 由檔案室負(fù)責(zé)

9、填寫 類別 填寫類別的規(guī)范化簡(jiǎn)稱 采用機(jī)構(gòu)分類的 填寫機(jī)構(gòu)名稱 采用問題分類法分類的 填寫問題類名 頁數(shù) 填寫一件文件的總頁數(shù) 即一件文件最后一頁的頁碼 40 歸檔文件目錄設(shè)置的項(xiàng)目 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注 編制目錄 41 1 件號(hào) 件號(hào) 指歸檔文件的室編件號(hào) 42 2 責(zé)任者 責(zé)任者 指制發(fā)文件的單位或個(gè)人 填寫時(shí)應(yīng)寫全稱或通用簡(jiǎn)稱 責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)簡(jiǎn)略 即第一個(gè)責(zé)任者 本單位 43 注意 44 45 46 3 文號(hào) 文號(hào) 指發(fā)文字號(hào) 應(yīng)填寫機(jī)關(guān)代字 年度 文件順序號(hào) 47 注意 48 49 4 題名 題名 指文件標(biāo)題 一般應(yīng)照實(shí)抄錄 副標(biāo)題不抄錄 文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不

10、清楚的 應(yīng)補(bǔ)充擬定標(biāo)題 并加中括號(hào) 50 注意 如 杭州市政府有一份文件 完整的題名是 杭州市政府關(guān)于構(gòu)建和諧社區(qū)的通知 題名欄只需填入 關(guān)于構(gòu)建和諧社區(qū)的通知 51 如 中共杭州市委組織部印發(fā)的任免文件 有的題名中僅有 通知 兩個(gè)字 則必須補(bǔ)充擬寫文件事由 加在文種之前 以便查閱 可擬寫為 關(guān)于干部任免的 通知 原題名只有文種的 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬寫文件題名 52 如 關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā) 2008 29號(hào)文件的通知 從文件題名中看不出文件的內(nèi)容 實(shí)際上是關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件 填寫題名時(shí) 應(yīng)補(bǔ)充為 關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā) 2008 29號(hào)文件 加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo) 的通知 文件題名中以

11、發(fā)文字號(hào)代替文件內(nèi)容的 應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名 53 如 原標(biāo)題 中共杭州市委組織部關(guān)于陳業(yè)秀等同志職務(wù)任免的通知 在這個(gè)通知里 有我們市檔案局錢云祥一名同志的職務(wù)任免 那么 市檔案局存檔此文件時(shí) 標(biāo)題要重新擬為 關(guān)于錢云祥等同志職務(wù)任免的通知 原標(biāo)題不針對(duì)立檔單位事由 問題 但文件內(nèi)容中涉及到立檔單位的 應(yīng)按實(shí)際內(nèi)容改換原標(biāo)題 54 如 杭州市檔案局寫給潘祖光副市長(zhǎng)的請(qǐng)示 杭州市檔案局關(guān)于召開檔案工作表彰大會(huì)的請(qǐng)示 潘祖光副市長(zhǎng)作了批示 不再另外行文答復(fù) 此時(shí) 文件處理單與請(qǐng)示件為一件 題名可以擬寫為 關(guān)于杭州市檔案局召開檔案工作表彰大會(huì)的批復(fù) 責(zé)任者一欄填寫為 潘祖光副市長(zhǎng) 領(lǐng)導(dǎo)只是在文件處

12、理單上做了意見或者批示 沒有正式行文答復(fù) 這張文件處理單就可以看作是復(fù)文 55 只在請(qǐng)示件上簽批請(qǐng)示意見 可在請(qǐng)示件題名的后面補(bǔ)充 如 關(guān)于購(gòu)買復(fù)印機(jī)的請(qǐng)示 批復(fù) 56 如 原標(biāo)題 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定 附件是 市民公約 那么題名應(yīng)為 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定 附 市民公約 如果附件多 內(nèi)容比正件重要 又是單件裝訂 附件的題名要依次列出 題名前加 附件 正文題名不能反映出附件內(nèi)容的 要在正件題名后抄錄附件題名 外加 號(hào) 57 如 會(huì)議記錄 1 2 會(huì)議紀(jì)要的填寫 會(huì)議紀(jì)要 第 期 簡(jiǎn)報(bào) 令 情況反映等填寫方法類同會(huì)議紀(jì)要形式 58 如 國(guó)家機(jī)關(guān) 企事業(yè)單位干部定期統(tǒng)

13、計(jì)報(bào)表擬寫為 年干部定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表 59 5 日期 日期 即文件的形成日期 填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 前4位為年 后4位為月日 月日不是兩位數(shù)時(shí) 數(shù)前補(bǔ) 0 60 注意 61 6 頁數(shù) 頁數(shù) 填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù) 即該文件最后一頁的頁碼 一份文件由幾個(gè)部分組成的 把幾個(gè)組成部分的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù) 62 注意 63 7 備注 備注 填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況 包括文件殘損 修改 移出 銷毀等 備注欄填寫不下時(shí) 可在備注欄內(nèi)加注 號(hào) 將具體內(nèi)容移入備考表中填寫 64 歸檔文件目錄封面 65 一 杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機(jī)構(gòu) 年度分類法 文件整理按照文件級(jí)整理 文件按機(jī)關(guān)

14、黨委 辦公室 人事保衛(wèi)科 醫(yī)政科 中醫(yī)管理科 預(yù)防保健科 基建財(cái)務(wù)科 干部保健辦公室 市獻(xiàn)血辦 市愛衛(wèi)辦順序排列 二 市衛(wèi)生局二00八年度文書檔案共整理1235件 其中永久1034件 30年38件 10年161件 整理說明 杭州市衛(wèi)生局文件材料整理說明 66 目次 目次 永久 67 歸檔文件目錄 盒號(hào) 1 保管期限 永久 歸檔文件目錄 68 備考表 放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后 用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明 填寫備考表 69 盒內(nèi)情況說明 填寫盒內(nèi)文件缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情況 屬于歸檔文件整理階段發(fā)現(xiàn)的情況 由整理歸檔文件的人員負(fù)責(zé)填寫 屬于檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的情況 由檔案人員負(fù)責(zé)

15、填寫 70 整理人 即負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 71 檢查人 即負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 72 日期 歸檔文件整理完結(jié)的具體時(shí)間 即年 月 日 73 裝盒 74 裝盒完畢 應(yīng)在檔案盒封面上填寫全宗名稱 即單位名稱 填寫檔案盒封面 盒脊 75 全宗號(hào) 按照市檔案館給各單位定的全宗號(hào)填寫 年度 用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫 保管期限 填寫永久 30年或10年 76 4 機(jī)構(gòu) 問題 填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu) 問題 的類目名稱 5 起止件號(hào) 在 室 欄填寫該盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號(hào) 用 把這兩個(gè)件號(hào)連接起來 館 欄暫不用填寫 77 編盒號(hào) 78 排列上架 79 分類 裝訂 填寫案卷封面 編

16、制會(huì)計(jì)檔案目錄 編制案卷號(hào) 二 會(huì)計(jì)檔案的整理基本技能 80 分類 類別 年度 保管期限 81 裝訂 憑證 去掉金屬物 選取適當(dāng)厚度 一般不超過5厘米 以上邊和左邊整齊為準(zhǔn) 右邊和下邊要求折疊整齊 C 用棉線在左上角裝訂 并用紙包封裝訂角 D 加蓋騎縫章 82 裝訂 帳簿 B 左側(cè)裝訂 三點(diǎn)一線 C 對(duì)訂本式帳簿 死頁帳 不需拆去空頁 按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號(hào) 或在使用前已編上連續(xù)頁號(hào) 可直接利用原有頁號(hào) D 對(duì)活頁式 卡片式帳簿活頁帳 應(yīng)拆除硬封面 抽出空頁 重新 另加封面 封底 裝訂成冊(cè) 按自然形成的帳簿 一冊(cè)一卷 83 裝訂 報(bào)表 D 編制卷內(nèi)目錄 同文檔 加加封面 E 左側(cè)裝訂 三

17、點(diǎn)一線 A 月度 季度 年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)分別裝訂立卷 也可合為一卷 B 決算審核意見書 審計(jì)報(bào)告等應(yīng)分別附在該期財(cái)務(wù)報(bào)告后一起裝訂 C 財(cái)務(wù)情況說明 財(cái)務(wù)報(bào)告等要與報(bào)表一同組卷歸檔 并放在被說明報(bào)表前 84 裝訂 其它類 A 調(diào)節(jié)表 對(duì)賬單等裝訂成冊(cè) B 發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)整本的不用裝訂 C 移交清冊(cè) 檔案目錄 銷毀清冊(cè)等裝訂成冊(cè) 85 填寫案卷封面 全部會(huì)計(jì)檔案均按要求填寫案卷封面 雜卷題名格式 立檔單位名稱 年度 文件內(nèi)容 文件名稱 例杭州市人事局二OO八年度現(xiàn)金出納帳 86 編制會(huì)計(jì)檔案目錄 會(huì)計(jì)檔案目錄類別 87 編制案卷號(hào) 88 收集 挑選照片 排列 編號(hào) 擬寫說明 編制目錄 三 照片檔

18、案的整理基本技能 89 收集 反映本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片 反映上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來本單位指導(dǎo) 視察的照片 反映本單位各種榮譽(yù)的照片 反映本單位歷史 單位面貌的照片 90 挑選照片 91 排列 注 照片不需要區(qū)分保管期限 92 照片號(hào) 案卷內(nèi)照片的順序號(hào) 底片號(hào) 一個(gè)單位編一個(gè)流水號(hào) 參見號(hào) 與本張 組 照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào) 格式 類別 檔號(hào) 文書檔案 13 2 58 編號(hào) 93 擬寫說明 以一組照片為單位擬寫總說明 事由 反映事件 事物的情由 時(shí)間 事件發(fā)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間 地點(diǎn) 被攝物所在的具體地點(diǎn) 人物 照片上主要人物的姓名 身分 背景 揭示主題具有一定作用的背景 攝影者 照片的拍攝單位和拍攝人 注明本組照片共多少?gòu)堈掌?打印并貼在這組照片的上方 94 根據(jù)本張照片的內(nèi)容 由整理者點(diǎn)出的標(biāo)題式名稱 位置 在照片的右側(cè) 左側(cè)或正下方 以每張照片為單位擬寫小說明 95 編制目錄 96 收集 分類 排列 編目 貼簽 四 實(shí)物檔案的整理基本技能 97 收集 98 分類 實(shí)物檔案 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)杯 獎(jiǎng)牌 錦旗 證書類 其他 榮譽(yù)證書 權(quán)證 印章 禮品 99 排列 100 編目 實(shí)物檔案案卷級(jí)目錄 101 貼簽 簽貼在獎(jiǎng)牌背面 獎(jiǎng)狀折疊起來放在科技檔案盒中 放滿為止 錦旗折疊放在盒中 一只盒子放一面錦旗 102 謝謝各位